個人情報保護方針
医療法⼈社団⽞英会 渋⾕ウエストクリニックおよび医療法⼈社団⽞英会 新宿ウエストクリニック（以下「当法⼈」または「当院」といいます。）は、患者様および利⽤者様の個⼈情報を適切に保護することを重要な責務と認識し、個⼈情報の保護に関する法律、医療関連法令、関係ガイドラインその他の規範を遵守し、個⼈情報の適正な取扱いと安全管理に努めます。本⽅針は、当院が提供する外来診療、オンライン診療、予約、問診、処⽅、配送、決済、問い合わせ、各種Webサイトおよび関連サービスにおける個⼈情報の取扱いについて定めるものです。
1. 基本方針
• 当院は、個⼈情報の重要性を認識し、患者様の⼈格尊重および権利利益の保護に配慮して取り扱います。
• 個⼈情報は、利⽤目的をできる限り特定し、その目的の達成に必要な範囲で適正に取得・利⽤します。
• 個⼈情報を正確かつ最新の内容に保つよう努め、漏えい、滅失、毀損、改ざん、不正アクセス等を防⽌するために必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
• 個⼈情報の取扱いに関する苦情・相談、開⽰等の請求に対して、法令に従い適切かつ速やかに対応します。
2. 取得する個人情報
• ⽒名、住所、電話番号、メールアドレス、⽣年月⽇、性別その他、予約・登録・問い合わせに必要な情報
• 問診内容、既往歴、服⽤中の薬、アレルギー、診療内容、診療録、処⽅内容、配送に必要な情報その他の医療・健康に関する情報
• オンライン診療システムの利⽤登録情報、予約情報、決済状況、配送状況、本⼈確認・連絡に必要な情報
• Webサイト利⽤時のアクセスログ、Cookie、端末情報、ブラウザ情報、IPアドレス等の技術情報
• 採⽤応募、取引先、委託先、問い合わせ対応に関連して取得する情報
3. 利⽤目的
• 診療、問診、処⽅、服薬指導、健康管理、診療録の作成・保存その他医療サービスの提供のため
• 外来診療、オンライン診療、予約、本⼈確認、登録審査、問い合わせ対応、診療上必要な連絡のため
• 処⽅薬・検査キット等の配送、決済、請求、⼊⾦確認、返⾦、領収書発⾏その他事務処理のため
• 診療上必要な範囲で、新宿ウエストクリニックおよび渋⾕ウエストクリニック間で照会・確認を⾏うため
• 医療安全、業務改善、サービス品質向上、システム保守、障害対応、不正利⽤防⽌のため
• 法令に基づく記録、報告、保存、監査、⾏政機関等への対応のため
• 個⼈を識別できない形式に加⼯した統計資料の作成、サービス改善、院内検討のため
4. 要配慮個人情報の取扱い
• 当院が取り扱う問診内容、診療内容、処⽅内容、健康状態等は、要配慮個⼈情報に該当し得る情報です。
• 当院は、診療・医療サービスの提供に必要な範囲で、患者様の同意または法令に基づき、これらの情報を取得・利⽤します。
• 取得した要配慮個⼈情報は、診療・処⽅・安全管理・法令対応に必要な範囲を超えて利⽤しません。
5. 目的外利⽤の制限
• 当院は、あらかじめ公表または通知した利⽤目的の範囲を超えて個⼈情報を利⽤しません。
• 目的外利⽤が必要となる場合は、法令により認められる場合を除き、あらかじめ本⼈の同意を得ます。
6. 第三者提供
• 当院は、本⼈の同意がある場合、法令に基づく場合、⼈の⽣命・⾝体・財産の保護のために必要で本⼈の同意を得ることが困難な場合等を除き、個⼈情報を第三者に提供しません。
• ご家族・ご親族・勤務先等から問い合わせがあった場合であっても、本⼈の同意を確認できない限り、受診の有無、診療内容、処⽅内容等を回答しません。
• 配送、決済、システム保守、サーバー運⽤等の業務を委託する場合は、必要な範囲で委託先に個⼈情報を取り扱わせることがあります。この場合、委託先を適切に選定し、契約等により安全管理を求め、必要かつ適切な監督を⾏います。
7. 法人内・診療所間での利⽤
• 患者様に適切な医療サービスを提供するため、当法⼈が運営する新宿ウエストクリニックおよび渋⾕ウエストクリニックの間で、診療上必要な範囲に限り、受診歴、登録状況、問診・診療・処⽅に関する情報を確認する場合があります。
• 初診受診院とオンライン診療の受診先が異なる場合、または患者様が受診先を選択する場合には、診療上必要な範囲で照会・共有を⾏います。
• 公開前確認事項︓法⼈内利⽤として整理できるか、共同利⽤として公表事項を追加すべきかは、法⼈・診療所の実際の法的関係と運⽤実態に基づき確認してください。
8. オンライン診療における取扱い
• オンライン診療では、予約、登録、問診、診療、処⽅、決済、配送、問い合わせ対応のために必要な個⼈情報を取り扱います。
• 当院は、患者様の個⼈情報保護の観点から、原則としてオンライン診療の録⾳・録画を⾏いません。ただし、法令上または診療上必要な記録は診療録等に記載します。
• 通信環境、端末、ブラウザ、OS等に起因する接続不良や情報表⽰の問題は、免責事項・ご利⽤条件に定めるものとし、本⽅針とは別に管理します。
9. 診療録等の保存
• 当院は、医師法、医療法その他の関係法令に基づき、診療録その他必要な記録を作成・保存します。
• 診療録には、⽒名、住所、性別、年齢、病名、主要症状、治療⽅法、処⽅、診療年月⽇その他医師が診療上必要と判断する事項が含まれます。
• 保存期間は、法令および院内規程に基づき管理し、不要となった情報は適切な⽅法で廃棄または削除します。
10. 安全管理措置
• 当院は、個⼈情報の漏えい、滅失、毀損、改ざん、不正アクセスを防⽌するため、組織的、⼈的、物理的、技術的な安全管理措置を講じます。
• アクセス権限の管理、ID・パスワード管理、多要素認証、端末管理、ログ確認、バックアップ、委託先管理、職員教育、内部点検等を必要に応じて実施します。
• 安全管理措置の具体的内容は、法令上開⽰が適切でない事項を除き、本⼈からの求めに応じて回答します。
11. Cookie・アクセス解析等
• 当院のWebサイトでは、利便性向上、利⽤状況把握、セキュリティ確保、不正アクセス防⽌、サイト改善のため、Cookie、アクセスログ、解析ツール等を利⽤する場合があります。
• Cookieの利⽤により取得される情報は、単独では特定の個⼈を識別できない場合がありますが、他の情報と照合され個⼈情報に該当する場合には、個⼈情報として適切に取り扱います。
• 広告配信、計測タグ、外部解析ツールを利⽤する場合は、利⽤しているサービス名、取得される情報、オプトアウト⽅法等を別途表⽰することを推奨します。
12. 開⽰・訂正・利⽤停⽌等の請求
• 本⼈から、当院が保有する保有個⼈データについて、利⽤目的の通知、開⽰、訂正、追加、削除、利⽤停⽌、消去、第三者提供の停⽌等の請求があった場合、本⼈確認を⾏ったうえで、法令に従い適切に対応します。
• 診療録等については、医療安全、法令上の保存義務、第三者の権利利益、診療上の⽀障等を考慮し、法令および院内規程に基づいて対応します。
• ⼿続き⽅法、必要書類、⼿数料の有無、回答⽅法については、問い合わせ窓⼝にて案内します。
13. 漏えい等発⽣時の対応
• 個⼈情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセスその他の事故が発⽣し、または発⽣したおそれがある場合、当院は事実関係を確認し、被害拡⼤防⽌、原因調査、再発防⽌を⾏います。
• 法令上報告または本⼈通知が必要な場合には、個⼈情報保護委員会その他関係機関への報告および本⼈への通知を適切に実施します。
14. 苦情・相談窓口
• 当院の個⼈情報の取扱いに関する苦情、相談、開⽰等の請求は、以下の窓⼝までご連絡ください。
窓⼝名︓個⼈情報保護相談窓⼝
医療法人社団玄英会 渋谷ウエストクリニック 個人情報保護窓口
医療法人社団玄英会 新宿ウエストクリニック 個人情報保護窓口
15. 方針の改訂
• 当院は、法令改正、診療体制、オンライン診療システム、委託先、サービス内容の変更等に応じて、本⽅針を改訂することがあります。
• 重要な変更がある場合には、当院Webサイト上で公表し、必要に応じて患者様に通知します。
仮制定：2018年2月15日
制定：2018年3月5日
改訂：2020年3月29日
改訂：2020年4月7日
改訂：2020年4月14日
最終改訂⽇︓2026年6月16日